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Caixas de entrada de e-mails desorganizada não ajuda a ganhar tempo
Rita Palladino/Press & Mídia
Lidar com o e-mail é uma tarefa cotidiana para a qual cada um tem uma receita própria, umas mais eficazes, outras menos. Mas é claro que as realidades são diferentes. Enquanto uns recebem 40 mensagens semanais, outros recebem umas 200 mensagens em um dia. Do mesmo modo há os que usam mais de uma conta de e-mail para poder diferenciar os assuntos particulares dos de trabalho.
Em ambos os casos, desenvolver um método de filtragem ajuda a separar e identificar as mensagens, permitindo que o usuário leia antes as mensagens mais importantes e urgentes, e tenha facilidade pra depois consultar aquelas que são apenas para referência futura.
No caso da jornalista Dirce Viotto, ela, além de separar desse modo, ainda separa em pastas com o nome de cada cliente de sua empresa. “Eu tenho uma pasta 24h, ou seja, assuntos que eu preciso resolver em 24 horas. Desse modo eu sinalizo assim que for resolvendo. Além disso, eu procuro abrir em determinados horários e faço o uso do Black Berry, que me facilitou a vida. Eu também deixo sinalizado quando ainda preciso de um feedback de alguém”.
Mas há outras filtragens necessárias que devem ser feitas antes dessa. A primeira é se livrar dos malfadados spams e mensagens portadoras de vírus ou indesejadas. Uma caixa de entrada saudável é aquela onde este tipo de mensagem não entra. E no século XXI, a maioria dos provedores já vêm com antivírus e filtro de spam em suas configurações. Teste as ferramentas de sua caixa de mensagens e veja o que está disponível ali.
Se você assina listas de discussão, mas não consegue ler continuamente, desvio para uma pasta onde possa consultar depois. Ou seja: arquive! E só consulte quando não tiver mais nada para fazer.
Aí entra o método de separar e guardar em pastas criadas na caixa de entrada as mensagens necessárias ao trabalho e responder o que há de mais urgente. Como também o faz Barbara Cotez, assistente jurídica: “Eu filtro todas as mensagens e as desvio para a minha caixa postal principal. São as mensagens que eu leio com mais prioridade e processo tão rapidamente quanto possível”.
Separar as mensagens em pastas criadas para cada finalidade, depois de todos os filtros passados, ainda deixam na caixa de entrada principal algumas sobras que podem ser importantes. Mas aí a caixa pode estar bem mais vazia e é possível, assim destinar o que há por ali entre responder, apagar ou enviar de uma vez para a lista de spams para não chatear mais.
No caso da Dirce Viotto, ela dá a receita: “Procuro não deixar muita coisa na caixa de entrada, no máximo 50 e-mails. Bem agora, tenho 97, mas daqui a pouco eu já resolvo”.
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