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Rita Palladino/Press & Mídia
Via de regra, o mundo dos negócios se ocupa da gestão inteligente de alguns recursos como a gestão de capital, de materiais, de recursos humanos, gestão da informação e a gestão do tempo.
Quatro desses recursos podem ser manipulados pelas pessoas. O Capital pode ser aumentado, gasto ou mantido; os recursos humanos podem ser substituídos; as informações e os materiais podem ser obtidos Já o tempo é o único recurso que uma pessoa não consegue manipular e que não se consegue ter a mais. “O tempo é o único recurso que deve ser gasto (investido ou desperdiçado) no momento em que a pessoa o possui. Mas, mesmo assim, uma pessoa não administra o tempo, mas sim a si mesma em relação ao tempo”, afirma Servus Oliveira, gerente de novos projetos de uma grande montadora.
De acordo com ele, “qualquer pessoa com um mínimo de bom senso sabe que se desperdiçar tempo não haverá como substituí-lo. A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo, de seu trabalho e até do trabalho dos outros”.
Servus continua afirmando: “Verifique as maneiras pelas quais controla o seu tempo disponível. Ninguém tem total controle sobre sua agenda diária; pois alguém, ou algo, sempre requer sua atenção. Mesmo dentro do tempo já estruturado, você tem a oportunidade de selecionar quais serão as tarefas que tratará e com qual prioridade. E, ao exercer suas escolhas, começará a controlar melhor seu tempo”.
Abaixo, o gerente lista alguns dos princípios que ele utiliza para uma administração eficaz do tempo.
• Faça uma lista. Nada será feito até que esteja em uma “lista de coisas a fazer”.
• Atribua prioridades, do tipo “o que deve ser feito primeiro?”; “E a seguir?”. Arrume os itens de sua lista por ordem de importância.
• Faça primeiro o mais importante e quem determina a mais importante é a própria pessoa.
• Não tolere interrupções, nem mesmo alguma oferta grátis de algo que a pessoa deseja muito.
• Mantenha-se no item, até que o tempo acabe e reinicie o trabalho no momento em que o tempo estiver disponível novamente.
• Trabalhe em cada item até que o tenha terminado e só então inicie o próximo item da lista.
• Evite atrasos auto-infligidos, como o de ter de ir a um lugar aonde um cliente deseja ir. Pergunte-se o que aconteceria se você não fizesse coisas que atrasam seus projetos. Seu senso global de prioridades o leva a dar atenção a algumas surpresas externas.
• A maior parte das distrações vem de fora, mas, a menos que o gestor as combata elas também podem se configurar como auto-infligidas. Ou seja: quando lhe passarem o trabalho de outra pessoa, devolva-o com tato, mas firmemente; não gaste mais tempo que o necessário atendendo visitantes; não retire tempo da sua programação para visitar inesperadamente as pessoas; se precisar sair do escritório, limite esse tempo e não o ultrapasse; programe as viagens para períodos contínuos e agrupe cuidadosamente seus compromissos.
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