Organização

O braço direito

Rita Palladino/ Press & Mídia

Elas têm de ser discretas, organizadas, presentes e participantes. Têm de manter suas próprias agendas e a de seus chefes rigorosamente em dia e, muitas vezes, além de resolver as questões profissionais, também têm de resolver algumas questões particulares.

Essas são as secretárias, sem as quais muitos executivos perderiam prazos, objetos e até o rumo.

“Sou distraído com muitas coisas, inclusive com horários. Quando algum assunto me atrai a atenção perco a hora de várias coisas. Se não fosse a Edna, esqueceria até a hora de ir para casa”, diz André Martins, engenheiro.

A mencionada, Edna Ribeiro, secretária do André há mais de 20 anos, é um exemplo de que, sem uma boa secretária, não haveria um bom líder. “Quando comecei a trabalhar para o André ele era bem jovem, e era muito desorganizado. Mais que agora. Consegui criar um método que funciona com ele: ele me obedece”, diz rindo.

E ao que parece ela pode rir à vontade. É ela quem organiza a agenda de trabalho e a agenda pessoal do patrão; quem faz a pauta das reuniões de modo que ninguém na empresa perca tempo; quem programa as atividades necessárias para que os projetos do chefe atinjam os objetivos; e também é quem ‘barra’ as falsas urgências trazidas por terceiros, que desviariam a atenção de seu chefe das tarefas mais importantes.

André também ri quando afirma: “Ela é mais do que braço direito. É braço esquerdo, as pernas, os pés e, muitas vezes, o cérebro dos projetos. Quando minha mente divaga no meio de um projeto, ela é quem me traz de volta à realidade dos prazos”.

Edna dá algumas dicas de “como tornar seu chefe mais eficiente”:

• Programe na agenda as atividades necessárias para atingir as metas programadas nos projetos;
• Liste tudo o que puder ajudar a atingir os objetivos;
• Dedique-se a assuntos importantes que envolvam planejamento, desenvolvimento e avaliação do projeto que está sendo executado;
• Lembre-se de que o trabalho tem de se ajustar ao tempo e não o contrário. O trabalho não pode ficar avançando nas outras áreas da vida e vice-versa;
• Se seu chefe gosta de “adiar” assuntos mais delicados, cobre que ele o faça e programe horários para ele tratar do assunto;
• Encurte interrupções e não incentive pessoas que interrompem;
• Escreva claramente e de forma sucinta as ideias, recados etc. Isso economiza tempo do seu chefe e o seu também;
• Quando falar ao telefone seja o mais objetiva possível para não perder tempo;
• Planeje as reuniões por escrito, defina pautas e objetivos e comunique por antecedência aos participantes;
• Lembre-se de que tanto seu chefe quanto você têm vidas particulares e elas precisam de atenção e tempo do mesmo modo que as suas vidas profissionais.