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Ainda hoje, em pleno século XXI, o mundo corporativo lida com uma quantidade de papel interminável no gerenciamento das empresas. Com cada pedaço de papel, alguém precisa de uma pasta, de um espaço que será utilizado para armazená-lo, e em várias ocasiões, alguém perde a pasta, os papéis e, claro, perde-se tempo recuperando tudo.
“Essas horas intermináveis, perdidas na fabricação e manutenção de documentos, pastas, arquivos etc., seriam mais bem empregados em executar as tarefas das competências pessoais de cada um dentro da organização”, diz administrador de empresas Antonio Jorge Francisco.
De acordo com ele, os custos do sistema de arquivamento de papel demandam perda de tempo, atraso de tempo de resposta ao cliente cada vez que se precisa consultar esse arquivo, sem falar no espaço perdido para o armazenamento. “Em outras palavras, a eficiência de uma empresa é muito prejudicada, continuando a utilizar um sistema de arquivamento de papel”.
O administrador chama a atenção aos benefícios de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, no qual estes são digitalizados e armazenados de modo que não se precise olhar armários todo hora e, ao mesmo tempo, estejam acessíveis quase instantaneamente por qualquer computador dentro do seu escritório a qualquer momento, sem que ninguém tenha de preocupar-se sobre arquivos perdidos.
É claro que o custo inicial de conversão para arquivos digitais geralmente impedem as pessoas de fazê-lo. “Este custo de tempo e dinheiro é necessário para digitalizar todos os arquivos existentes de uma empresa no sistema”, diz o Roberto Bajorinas, da RKBSys. “Para economizar tempo, uma empresa pode pagar um bureau de para digitalizar seus arquivos para eles, o que pode baratear o processo inicial, ao invés do uso de um funcionário próprio. Mas, seja qual for o método escolhido, o custo inicial é pesado, mas será compensado em médio e longo prazo”, continua.
Roberto ainda chama a atenção para algo que deve ser feito antes da digitalização, que é o famoso “bota fora”. “É bom fazer uma varredura antes da digitalização e verificar o que se pode desprezar na lixeira, e o que realmente será útil para o trabalho antes de digitalizar”.
“Quando uma empresa entra no mundo do gerenciamento eletrônico, sua eficiência é maior, seu tempo de resposta de atendimento ao cliente é drasticamente reduzido, e a desorganização do escritório é eliminada. Essas melhorias são convertidas em mais negócios e lucros maiores”, conclui o administrador Antonio Jorge Francisco.
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