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Rita Palladino/Press & Midia
Os dias estão corridos para todos, e organização é a chave da administração do tempo para todos os profissionais. Sugestões não faltam para acomodar todos os compromissos do dia a dia na agenda apertada dos profissionais modernos.
A secretária-executiva MB, que trabalha na diretoria de uma empresa do setor de serviços financeiros afirma que há como deixar a agenda com tempo de sobra se, além de cumprir todos os horários à risca, a pessoa se policiar com relação aos itens listados a seguir:
• Não aceite reuniões que acredita serem improdutivas
Nem todas as reuniões realizadas nas empresas são realmente produtivas. Muitas não agregarão valor em nada e fazem o profissional perder um precioso tempo. Às vezes uma simples teleconferência pode solucionar o problema e economizar tempo no trânsito.
• Se tiver de fazer reuniões, que sejam eficazes
Planeje, estabeleça metas e objetivos para as reuniões, vale mais despender um tempo organizando bem uma reunião, do que ela virar somente algo para discussões intermináveis ou conversas inúteis. É bom fazer com que todos se preparem com antecedência, com tópicos e pautas pré-estabelecidas.
• Estabeleça horários de trabalho
Em média as pessoas trabalham oito horas por dia, alguns até mais. O importante é tornar o dia mais produtivo. Selecione as tarefas de acordo com os horários e aprenda como administrar o tempo de maneira eficaz. Por exemplo: Durante o período da manhã é ideal que você trabalhe em tarefas que exigem mais concentração, pois neste período a mente está mais descansada. Já no horário após o almoço você poderá executar aquelas tarefas que não exigem tanta concentração.
• Estabeleça um horário para diversão
Trabalhar diante de um computador é tão cansativo quanto nadar por uma hora, sendo assim, é saudável reservar um tempo para o lazer. Trate o lazer da mesma forma como trata as reuniões, seja pontual e não deixe de fazê-lo.
• Fuja dos horários de pico
Pegar aquele trânsito caótico logo no começo do dia, além de cansativo, prejudica o humor de qualquer pessoa. Uma das soluções, que nem sempre será possível, é chegar mais cedo no trabalho ou sair um pouco mais tarde.
• Combine as coisas.
Aprimore a agenda e use bem o tempo agendando reuniões perto de outros compromissos. Se precisa ir para a faculdade ou ir a outra reunião, sugira um lugar próximo dos dois compromissos.
• Flexibilidade
Imprevistos são comuns. Sempre há alguma tarefa nova entrando na agenda e às vezes outras coisas atrasam. Por isso flexibilidade é a chave. Trabalhe na organização do dia, monte a agenda contando com imprevistos. Desse modo, se não entrar nenhuma tarefa extra, o cronograma estará em dia.
• Pausa pra respirar
Quando estamos muito ocupados com os problemas, eles acabam se tornando maiores do que deveriam ser. Nessas horas é bom fazer uma pausa. Sair; dar uma volta; tomar um café ou conversar com algum colega. Muitas vezes a solução de um problema acaba aparecendo nas horas em que se faz uma pausa para respirar.
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