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Agendar inúmeras reuniões pode não ser a melhor coisa para que a produtividade aumente. Ao contrário, isso se mostrou a forma mais eficiente de perder tempo de trabalho sem fazer algo realmente útil.
Rita Paladino / Press & Midia
Nada como um aviso de reunião para tirar o ânimo de muitos funcionários de uma empresa, especialmente nos tempos atuais, em que a carga de trabalho está cada vez mais pesada e concentrada em um número enxuto de colaboradores e nos quais as reuniões podem ser vistas como uma “total perda de tempo”.
Infelizmente essa visão pode se mostrar verdadeira porque muitas reuniões realmente são tempo desperdiçado. São encontros que não andam, assuntos que não fluem, decisões que não são tomadas e uma conversação tão entediante que acabam dispersando a atenção dos participantes.
Mas não é só isso. Alguns administradores de empresas fazem questão de marcar o maior número possível de reuniões como se isso fosse melhorar o processo produtivo. Há empresas que chegam a gastar 5,6 horas semanais em reuniões. Se contarmos uma carga média de 40 horas de trabalho semanais isso dá quase 14% do tempo produtivo gasto em algo que pode não trazer nenhum resultado.
O que esses administradores não veem é que, muitas vezes, o excesso é contraproducente e acaba gerando nos funcionários (e em muitas chefias) um desejo de fuga que usa estratégias que vão desde escapulidas para ir ao toalete até secretárias vindo ao socorro de um chefe muito, mas muito aborrecido mesmo!
Barbara Cotez, administradora e ex-secretária executiva nos conta que seu ex-chefe sempre a deixava de prontidão quando desejava escapar de uma reunião: “A certo momento eu entrava na sala com um bilhete nas mãos e entregava ao meu chefe que, levantava-se calmamente dizendo ter de atender ao telefone ou a um visitante inesperado (porém importante) e saía da sala para não mais voltar”.
Mas esse não é um caso isolado. Em tempos modernos, de tecnologia avançada, usa-se todo o tipo de artifício para escapar de reuniões ou, mesmo estando ali, não participar delas. Há pessoas que dão um jeito do celular tocar na hora H e que ainda completam o ato com um desempenho teatral, fazendo cara de preocupação ao atender, misturada com um tanto de decepção por ter de deixar a sala para atender ao telefone e perder aquela reunião tão importante.
E os que ficam não são muito melhores, com seus laptops conectados, geralmente navegando por “mares cyberespaciais” muito distantes do tema de qualquer reunião; ou tomando notas que na verdade são listas de compras do mercado; ou ainda levantando assuntos que nada têm a ver com o propósito da reunião.
No livro Estou em reunião, de Christian Barbosa (Editora Agir, 2009), o autor, que é especialista em administração do tempo e produtividade pessoal diz que o excesso de reuniões gera gastos invisíveis, uma vez que horas de reunião são horas de trabalho parado. Uma pesquisa realizada pelo autor constatou que 64% das reuniões conduzidas no trabalho são ineficientes e que o desperdício pode girar em torno de R$ 500 mil a cada 100 funcionários reunidos em encontros sem resultados.
A solução? É agendar apenas reuniões “verdadeiramente necessárias” para o bom andamento dos negócios. É tratar de temas menores de forma interpessoal sem desperdiçar o espaço físico da sala de reuniões, o tempo de trabalho e nem a paciência dos colaboradores.
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