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Em busca de produtividade, gestores devem apostar na preparação intelectual para evitar a perda de tempo em encontros profissionais. Extinguir a pauta tradicional e realizar treinamentos são as principais dicas dos especialistas
Rodrigo Capelo/MBPress
Pesquisa realizada pela Triad Consultoria, especializada em gestão do tempo e produtividade, revela que empresas perdem cerca de R$ 500 mil a cada cem funcionários com reuniões improdutivas. Por isso, cresce a necessidade de analisar como tornar esses encontros mais eficientes a fim de coibir prejuízos.
Outro estudo de opinião realizado pela consultoria expõe resultados ainda mais preocupantes. Dentre os 2 mil entrevistados, somente 7% afirmaram que os encontros são realmente produtivos, enquanto outros 57% acreditam que a falta de foco é o principal gerador de perda de tempo.
A solução, segundo o consultor Christian Barbosa, autor do livro “Estou em reunião”, é seguir a trindade à qual ele denomina PAT (Plan, Act e Track). A teoria consiste em planejar, agir e acompanhar os resultados. “Muita gente acha que o planejamento é tudo, mas não é”, explica o consultor. “O mais importante é saber conduzir o processo de comunicação.”
Quem sofre com reuniões improdutivas é Alfredo – nome fictício -, 33, executivo de relacionamento de uma empresa de comunicação de São Paulo. “Tenho encontros semanais com a equipe para definir pontos e estratégias, mas eles são perda de tempo”, critica. O profissional acredita que reuniões não podem ter mais que uma hora de duração, ou irão se tornar entediantes.
Na opinião de Christian Barbosa, para evitar que isso aconteça, o gestor deve abolir uma prática comum no ambiente corporativo: a pauta. Por mais contraditório que possa parecer, o especialista em gestão do tempo garante que ela ajuda a dispersar a atenção dos colaboradores. Sobretudo quando possui vários itens a serem debatidos.
O ideal, para ele, é focar a discussão em apenas um ou dois pontos, no máximo. Assim, o líder irá evitar situações como as vividas por Alfredo, vítima de reuniões mal planejadas. “Aqui o gerente atormenta a todos por causa do horário, mas não foca nos resultados”, reclama o executivo.
Quem julgar que as discussões atrapalham o rumo dos negócios da empresa pode, ainda, procurar por treinamento específico. Barbosa recomenda a leitura de livros sobre o assunto e, em alguns casos, a busca por cursos.
Esse aprendizado tem como objetivo preparar profissionais para dirigir reuniões. De acordo com o consultor, existem dois tipos de condutor: o Executivo, que lidera os encontros e faz as aulas para melhorar o desempenho de modo geral, e o Profissional, treinado especificamente para esse propósito e contratado pelas empresas para alavancar a produtividade.
O especialista alerta, entretanto, que o Profissional é útil apenas em ocasiões especiais, como reuniões com membros da presidência ou diretoria, quando realmente não pode haver perda de tempo em circunstância alguma.
Independentemente da situação, o importante é que líderes e colaboradores adotem práticas realmente eficazes, minimizando assim as possibilidades de transformar reuniões em encontros improdutivos ou momentos de conversas inoportunas.
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