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Quantas vezes você já participou de reuniões intermináveis, prolixas, totalmente ineficazes?
E o pior, existem organizações que fazem reunião para tudo, a qualquer momento, sem nenhum planejamento, pois não existe liderança definida, todos participam das mínimas decisões. Isso torna a empresa improdutiva.
Os colaboradores precisam ter talento. Precisam estar no cargo certo. Precisam de autonomia para mostrar suas competências através de suas performances.
Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não exagerar na dose. |
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Isso me lembra uma metáfora em que o diretor convocou uma reunião para discutir o incêndio que acabara de começar? |
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O gerente pergunta: |
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- Chefe, devemos chamar o bombeiro ou buscar um balde de água? O que o senhor acha? |
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O diretor responde: |
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- Preciso ter todos os dados para tomar uma decisão, qual a dimensão do Incêndio? Quanto de água vai gastar? |
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-.... |
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Essa discussão não vai a lugar algum. O fogo já está se espalhando. Alguém tem que agir. |
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Portanto, para que sua reunião seja absolutamente produtiva ela deve seguir algumas Leis: |
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Primeira Lei: Ter objetivo definido. |
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Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico. |
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Dica: Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes . |
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Segunda Lei: Priorizar tarefas. |
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O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil. |
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Dica: Enumere os assuntos por ordem de importância . |
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Terceira Lei: Delegar e Cobrar. |
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Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.
Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa. |
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Dica: Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas . |
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Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria nos resultados. |
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Sucesso. |
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Rodrigo Cardoso.
www.rodrigocarodoso.com.br |
