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Abaixo temos um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. Dividi o processo da reunião, em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões. |
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Convocação |
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( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada |
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( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião |
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( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião |
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( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos. |
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( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos. |
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( ) Reservei o horário da sala de reuniões |
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( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc) |
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( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos. |
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( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião |
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Condução |
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( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião |
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( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário. |
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( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta. |
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( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião. |
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( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião. |
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( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião. |
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( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo. |
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( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas. |
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Acompanhamento |
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| ( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões. |
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| ( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail. |
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| ( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas. |
