Conduzir reuniões eficientes no ambiente de trabalho é um desafio constante e necessário para qualquer organização que deseje ter mais produtividade no seu dia-a-dia.
Para dar uma força para você nesse desafio, criamos esse especial com vários artigos, estratégias e dicas para você conduzir melhor suas reuniões diárias:
QUANDO NÃO FAZER REUNIÕES? Christian Barbosa
É muito cômodo fazermos reuniões para tudo e todos os motivos, mas muitas vezes as reuniões não são o melhor meio de conduzir certas informações. Veja abaixo algumas situações que podem ser feitas de outra forma ao invés de reuniões formais.
Atualizações
O tempo das pessoas é muito importante e caro para reuniões com simples atualizações de informações. Eu já cheguei a presenciar uma reunião de 40 minutos de duração, apenas para mostrar e destacar a nova tabela de preços de um catálogo de produtos! Para atualizações de informações, utilize o e-mail ou memorandos.
Chamar Atenção
A pior situação que o líder pode colocar seu liderado é no meio de uma reunião, com diversos participantes, chamar sua atenção ou relatar algum fato pessoal privado. É muito constrangedor esse tipo de situação e muitas vezes isso pode se voltar contra o próprio líder que acaba perdendo a credibilidade com os outros membros da equipe. Se for para dar algum tipo de repreensão ou bronca, a melhor forma é chamar a pessoa para uma conversa a sós, a portas fechadas de preferência e não publicamente.
Assuntos sem Ação
Se a sua reunião não tem um objetivo a ser alcançado e não terá ações pós-reunião para serem executados, você não tem uma reunião, você tem uma palestra ou comício. Se você for político deve estar acostumado, mas se não for, pense bem antes de usar o tempo das pessoas para passar certas informações. Veja a possibilidade de transformar isso em uma apresentação e enviar por e-mail,
Motivar pessoas individualmente
Já vi líderes convocarem reuniões para motivar uma ou outra pessoa da equipe, que parece estar saindo fora do prumo. Acredito que a motivação é um fator diário que o líder deve se preocupar e não apenas em ocasiões críticas e públicas. Se for uma questão genérica ao todo grupo faz sentido a convocação da reunião, se forem casos isolados, chame a pessoa individualmente e forneça o feeedback franco e honesto.
Esses são os tópicos mais comuns que devem ser evitados nas reuniões, mas com certeza você deve conhecer outros. Clique aqui para opinar no blog e dar seus comentários sobre assuntos que não devem ser tratados em reuniões.
