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O problema típico que costumo encontrar nas reuniões corporativas é a falha na convocação. Quando a coisa começa errado é bem provável que termine errado, não é verdade?
Atualmente boa parte das reuniões em seu ambiente de trabalho, são convocadas a partir do e-mail ou de seu sistema automatizado de agendamento (como o Microsoft Outlook, Notes, Neotriad). Quando você recebe um convite para participar de uma reunião, ele em geral vem como os exemplos abaixo: |
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“Reunião Gerencial – 2º andar – 11:00 – 12:30” ; “Reuniões de vendas do 1º semestre” ; “Reunião com José Carlos – 15hs” ; “Apresentação de novo produto de TI – Fornecedor X – 14:00 – 15:00” ; “Reunião de Treinamento de Vendas – 08:00 – 12:00 – sala Topázio” ; etc
Quem nunca recebeu uma convocação como os exemplos acima que atire a primeira pedra! Já virou um padrão convocar “rapidinho”! Estamos tão apressados com a rotina diária que não paramos para pensar que convocar reuniões da forma correta é ganhar tempo na condução. Sem uma convocação decente as pessoas não conseguem se preparar adequadamente, não conseguem se planejar ou saber de que forma podem contribuir, não sabem se realmente a sua participação fará alguma diferença.
Veja os passos essenciais para convocar da maneira certa: |
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1 – Se você é planejado, você convoca com tempo! |
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Reuniões em cima da hora mostram uma enorme falta de planejamento pessoal. Raramente as reuniões são para ontem. As que são, devem ser exceção no ambiente de trabalho, não a rotina. Você precisa dar tempo para as pessoas se planejarem e se prepararem. Para reuniões longas e complexas, sempre convoque com antecedência mínima de 2 dias. Para reuniões mais simples, 1 dia é suficiente. |
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2 – Qual o objetivo da reunião? |
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Depois que você colocar o assunto da reunião no e-mail, gaste mais 3 minutos para responder a pergunta: “Qual o objetivo específico e que deve ser alcançado com esta reunião?” Escreva esse objetivo no corpo do e-mail. Isso fará com que as pessoas possam entender o que será discutido e se prepararem adequadamente. |
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3 – Crie os tópicos da reunião |
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Depois que o objetivo foi descoberto, liste quais tópicos serão discutidos para se alcançar a finalidade proposta. Coloque o tempo previsto para discussão de cada item, isso dará para você uma visão mais realista da duração da reunião e também será um roteiro para a condução da reunião. |
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4 – Reserve sala e material com antecedência |
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Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas começam |
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